Informasi dan Organisasi

Siklus Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern, bahkan dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka organisasi akan mati. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data adalah bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan oleh sistem informasi. Siklus informasi dalam organisasi disajikan dalam diagram disamping ini.

Pada awalnya semua organisasi mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) kedalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basisdata. Data yang tersimpan dalam file basisdata kemudian dibaca kembali dan diproses menjadi informasi, informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke pengguna. Pengguna kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan keputusan di-evaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.

Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:

1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba ditangan pengguna tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Disamping ketepatan waktu (timeliness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isi-nya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran : informasi harus tiba ditangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi : informasi harus relevan dengan kebutuhan pengguna-nya, bila tidak maka informasi ini tidak berguna.
5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.

Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:

• meningkatkan kinerja organisasi melalui:
  • peningkatan produktivitas
  • pengurangan biaya
  • peningkatan pengambilan keputusan
  • peningkatan layanan ke pelanggan
  • pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
• mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
• mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
• meng-integrasikan subsistem-subsistem

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal. Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah, hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, para pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan sebagainya.

Sistem informasi harus mendukung semua kegiatan dan melayani kebutuhan pada semua level dalam organisasi. Gambar berikut ini menyajikan level organisasi dan sistem informasi yang mendukungnya.

Informasi dan Level Manajemen

Pada level atas yang biasanya adalah pimpinan tertinggi seperti direktur, wakil direktur, presiden direktur, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang khusus diperuntukkan bagi mereka, yaitu Executive Information System (EIS) atau Sistem Informasi Eksekutif. Manajemen tingkat atas ini bertanggung jawab pada perencanaan jangka panjang atau perencanaan strategis.

Pada level menengah yang biasanya adalah manajer divisi, kepala bagian, manajer operasi, manajer pabrik, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang populer dengan nama Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM). Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan kordinasi program-program jangka pendek.

Pada level bawah yang biasanya adalah para penyelia (supevisor), para staff pendukung, para ahli yang diperbantukan, kepala sub-bagian, dan sebagainya, mereka ditunjang oleh sistem yang akan memperlancar pelaksanaan kegiatan dalam organisasi, seperti Office Automation System (OAS) atau sistem otomasi perkantoran. Mereka bertanggung jawab pada pengendalian operasional sehari-hari.

Level operasional adalah level dimana para staff bekerja dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi, berhadapan langsung dengan para pengguna layanan, dimana transaksi data sehari-hari berlangsung, sehingga mereka ditunjang dengan sistem pengolahan transaksi atau Transaction Processing System (TPS).

Disamping sistem informasi yang mendukung langsung level manajemen organisasi terdapat beberapa sistem informasi yang bisa digunakan oleh siapa saja dalam organisasi untuk memperlancar penyelesaian tugasnya, antara lain Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan, Expert System (ES) atau Sistem Pakar, serta Neuro-Fuzzy System atau Sistem Jaringan Syaraf Tiruan dan Logika Samar.

Tabel berikut ini menunjukkan jenis sistem informasi yang digunakan dalam organisasi.

Jenis Sistem	Focus	Level	Tujuan Utama
TPS	Data	Operasional	Menangani transaksi rutin dan pemeliharaan basis data
OAS	Komunikasi	Bawah	Menangani dokumen dan media pesan (message : text, voice, image, video, data)
MIS	Informasi	Menengah	Pelaporan rutin dari basisdata
EIS	Kemudahan akses	Atas	Akses ynag mudah dan cepat terhadap data / informasi baik internal maupun eksternal
DSS	Keputusan	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan melalui model analitik dan basis data
ES	Saran pakar	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan berdasarkan pertimbangan pakar (expert logical reasoning)
Neuro-Fuzzy	Keputusan	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan melalui pengenalan pola (pattern recognition)