Peranan Basis Data

Basis data memiliki peranan penting dalam suatu organisasi, dan dimanfaatkan untuk sejumlah tujuan yang mendukung tujuan utama organisasi. Peranan utama basis data antara lain sebagai berikut:

• Ketersediaan (availability) : basis data harus diorganisasi sedemikian rupa sehingga data selalu tersedia ketika diperlukan, walaupun secara fisik penyimpanan file-file datanya tidak harus berada pada satu lokasi, tetapi dengan teknologi jaringan komputer file-file data ini secara logis tersedia bagi penggunanya.
• Kecepatan dan kemudahan (speed) : basis data harus bisa menjamin bahwa data dapat diakses dengan mudah dan cepat ketika diperlukan.
• Kelengkapan (completeness) : data yang tersimpan dalam basis data harus lengkap, dengan kata lain dapat melayani semua kebutuhan penggunanya, walaupun kata lengkap adalah relatif terhadap kebutuhan setiap orang, namun basis data menjamin kemudahan dalam menambah koleksi data, menjamin kemudahan dalam memodifikasi struktur data seperti penambahan field-field data.
• Keakuratan (accuracy) : data dalam file-file database diorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat menekan kesalahan-kesalahan pada saat pemasukan (dataentry) dan pada penyimpanan (datastore).
• Keamanan (security) : sistem basis data yang baik pasti menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga data tidak dapat diakses, dimodifikasi, diubah, atau dihapus oleh orang yang tidak diberi hak. Sistem basis data harus bisa menentukan siapa yang boleh meng-akses data siapa yang tidak boleh, dengan demikian data dapat diamankan.
• Pemakaian bersama (data sharing) : basis data umum-nya dirancang agar dapat digunakan oleh berbagai unit kerja, dan tidak terbatas pada satu pemakai, pada satu lokasi, atau satu aplikasi saja.
• Effisiensi penyimpanan (space/storage efficiency) : organisasi basis data dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menghindari duplikasi data (redundancy), karena duplikasi data memperbesar ruang penyimpanan. Sistem pengkodean dan relasi data yang diterapkan pada basis data dapat menghemat ruang penyimpanan

Secara teknis bidang-bidang fungsional organisasi yang telah umum menerapkan sistem basis data demi efisiensi, keamanan, keakuratan, dan kecepatan serta kemudahan dalam pengelolaan data, antara lain adalah:

• Kepegawaian (personalia)
• Pergudangan (inventaris)
• Akuntansi (keuangan)
• Reservasi (pemesanan tiket, kamar hotel, dsb)
• Layanan pelanggan (customer services)
• Penjualan (point of sale di supermarket)
• dan sebagainya

Berbagai organisasi telah menerapkan basis data dalam sistem informasi-nya, dan berhasil meningkatkan kinerja organisasi, antara lain:

• Perbankan
• Asuransi
• Pendidikan / sekolah
• Swalayan
• Rumah sakit
• Biro perjalanan
• Industri / manufaktur
• Telekomunikasi
• dan lain lain